Najem prywatny a KSeF

Najem prywatny a KSeF - co musi wiedzieć wynajmujący?

Wynajem prywatny (opodatkowany ryczałtem w PIT) na gruncie VAT jest traktowany jako działalność gospodarcza. To oznacza, że osoba wynajmująca mieszkanie jest podatnikiem VAT, choć najczęściej korzysta ze zwolnienia. A skoro podlega pod ustawę o VAT – to związana jest także z przepisami dotyczącymi KSeF.

Stawki VAT przy najmie prywatnym zależą od przeznaczenia nieruchomości:
• najem na cele mieszkaniowe – zwolnienie z VAT,
• najem na cele firmowe – 23% VAT,
• najem krótkoterminowy – 8% VAT

Zwolnienie z VAT można stosować, jeśli roczne przychody nie przekraczają:
• 200 tys. zł do końca 2025 r.,
• 240 tys. zł od 2026 r.
Po przekroczeniu limitu konieczna będzie rejestracja do VAT

Kiedy wynajmujący musi korzystać z KSeF?

KSeF służy wyłącznie do wystawiania faktur – rachunki nadal wystawia się poza systemem.

Faktura dla przedsiębiorcy (z NIP) → musi być wystawiona w KSeF.
Faktura dla osoby prywatnej → nie musi być w KSeF (może być dobrowolnie).

Co ważne – nawet działalność niezarejestrowana w rozumieniu VAT jest działalnością gospodarczą. Jeśli więc najemca działa jako przedsiębiorca, faktura powinna trafić do KSeF.

Wiele osób wynajmujących mieszkania nie zdaje sobie sprawy, że są podatnikami zwolnionymi z VAT – a to oznacza, że KSeF będzie ich dotyczył, jeśli wystawiają faktury przedsiębiorcom.

Od kiedy obowiązek korzystania z KSeF?

• od 1 lutego 2026 r. – firmy z przychodami powyżej 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy.

Do końca 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż brutto nie przekroczy 10 tys. zł.
W praktyce wielu wynajmujących może zostać objętych KSeF dopiero 1 stycznia 2027 r., jeśli mieści się w limicie 10 tys. zł miesięcznie.